De grootste voordelen van BUP voor boekhouders
Moeizame communicatie met de klanten, elke keer een mail opstellen als je een nieuwe klant wilt onboarden en veel tijd kwijt zijn met het uitwisselen van documenten. Veel boekhouders en accountants ervaren vaak ongemakken tijdens het uitvoeren van hun boekhoud werkzaamheden. Met de komst van het overkoepelende klantenportaal BUP is dat verleden tijd. BUP is het online klantenportaal waar alle applicaties worden samengebracht op één plek en het boekhouden voor het grootste gedeelte wordt geautomatiseerd. BUP creëert meer overzicht, bespaart tijd en zorgt voor een heldere communicatie naar de klant. Een boekhoudkantoor dat ook al niet meer zonder BUP kan is Den Hartog & Hoogveld. BUP heeft ze niet alleen veel tijd bespaard, maar ook veel successen bezorgd!
Tijdsbesparing
Het boekhoudkantoor Den Hartog & Hoogveld merkte dat zij altijd veel tijd kwijt waren met het aanhangen van een klant en het dossier vervolgens gegevensgericht te onderhouden. Dit is niet alleen voor het boekhoudkantoor zelf een chaotisch en onduidelijk proces, maar ook voor de klanten verloopt dit vaak erg moeizaam. Doordat BUP ervoor zorgt dat alles vanuit één plek wordt gecommuniceerd met de klant, besparen boekhoudkantoren veel tijd en is het veel makkelijker om een goed overzicht te houden. Zo scheelde het Den Hartog & Hoogveld door in BUP gebruik te maken van onboarding, dossiervorming en het onderhoud daarvan minimaal 8 uur werk per klant. Het importeren van de huidige klanten kan al heel eenvoudig worden gedaan door middel van de CRM koppelingen in BUP zoals Simplicate, maar ook is het in BUP mogelijk om documenten direct door te zetten naar een eigen backoffice met bijvoorbeeld OneDrive. Daarnaast komen klantgegevens via de email vaak in handen van email bedrijven zoals Google Microsoft, klantgegevens horen thuis op een beveiligde omgeving zoals BUP die voldoet aan de AVG wetgeving.
Betere communicatie
Veelal horen wij dat klant-communicatie warrig en omslachtig kan zijn omdat het niet op de juiste plek en op het juiste moment binnen één applicatie plaatsvindt. Doordat BUP het centrale punt is van bestands en informatie-uitwisseling tussen het administratiekantoor en de klant, wordt er juist wel vanuit één plek gecommuniceerd. De klanten van Den Hartog & Hoogveld hebben hun eigen online, en automatisch opgebouwde, dossier in BUP. Dit zorgt voor veel gemak en een betere communicatie tussen de boekhouders en de klanten. Zo kan je heel eenvoudig bestanden publiceren naar klanten en kiezen of ze deze digitaal moeten ondertekenen. Bovendien is er ook veel meer grip op de communicatie omdat er precies kan worden ingezien welke e-mails het systeem hebben verlaten en wel en niet zijn afgeleverd bij de klant. Een ander groot voordeel is dat op alle belangrijke momenten in het proces er email communicatie uitgaat naar de boekhouder of klant. Dit gebeurt altijd met een linkje naar de gevraagde actie in BUP. Deze manier van communicatie zorgt ervoor dat de workflows zijn snelheid behouden en er niet onnodig veel tijd verloren gaat. Zelfs op mobiel kan er een belangrijke korte actie worden verricht in BUP.
Al met al biedt BUP de perfecte oplossing voor boekhouders in het versplinterde IT landschap dat zorgt voor veel chaos en weinig overzicht. Van documentmanagement tot financiële zaken, alles kan direct worden geregeld en gecommuniceerd in één portaal. Zo gaat er geen kostbare tijd meer verloren aan het vele handwerk en worden gegevens automatisch uitgewisseld met applicaties. De gegevens van de klant worden vaak ongestructureerd en niet volgens de AVG richtlijnen via de email verstuurd waardoor ook nog eens alle data naar de email providers gaan zoals Google en Microsoft, maar juist in BUP is en blijft alle data van jou. Daarnaast wordt door het gebruik van BUP niet alleen de communicatie met de klant een stuk makkelijker, maar ook duidelijker. Zo kan je zelf in één overzicht zien welke klanten nog uitstaande vragen hebben en kunnen bestanden heel eenvoudig worden gepubliceerd in BUP zelf. Door het bieden van één online klantenportaal bespaart het niet alleen de boekhouder, maar ook de klant veel tijd!