Blog

Altijd je bestanden op de juiste plek met de nieuwe documentmanagement koppeling van BUP

In eerdere blogs kwamen al een aantal voordelen van BUP aan de orde. Met BUP heb je alles wat je nodig hebt als boekhouder op één plek, waardoor de communicatie met klanten soepel en efficiënt verloopt. Zo kun je met BUP veel tijd besparen De handige BUP formulieren maken het communiceren met klanten nog makkelijker en nemen je veel werk uit handen. Om jouw werk als boekhouder nog efficiënter te maken hebben we een nieuw onderdeel aan het BUP portaal toegevoegd: de documentmanagement koppeling met Microsoft OneDrive en Sharepoint. Zo komen je bestanden altijd automatisch op de juiste plek terecht en gaat er nooit meer iets verloren. Dit zorgt voor meer overzicht in je bestanden wat op den duur veel tijd kan besparen!

Hoe werkt het?

Met de nieuwe documentmanagement koppeling van BUP zorg je dus dat al jouw bestanden, zoals ingevulde formulieren, op de door jouw gewenste locatie worden opgeslagen. De koppeling is zowel met Microsoft OneDrive als Sharepoint te gebruiken. Het instellen van de koppeling is simpel. We leggen het je hieronder stap voor stap uit.

Allereerst log je in je BUP portaal. Onder het kopje beheer kun je vervolgens je instellingen aanpassen. Hier zie je gelijk de mogelijkheid om je documentmanagement koppeling aan te zetten. Je kunt deze aanzetten voor zowel OneDrive als Sharepoint.

Documentinstellingen

Vervolgens kies je de map waarin je jouw bestanden op wil slaan. Bij OneDrive kun je kiezen tussen verschillende gebruikers. Bij Sharepoint kies je tussen je verschillende Sharepoint sites. Wanneer je een site of gebruiker hebt gekozen is de koppeling gemaakt en kun je je bestanden, zoals formulieren, gaan opslaan.

Sharepoint/Onedrive map kiezen

Om een bestand op te slaan, ga je naar het gewenste bestand. Vervolgens selecteer je onder ‘bestanden ingediend’ welke bestanden je op wil slaan in OneDrive of Sharepoint. Bestanden kunnen per stuk of met meerdere tegelijkertijd worden opgeslagen. Wanneer je alle bestanden die je op wil slaan hebt geselecteerd, kies je ‘geselecteerde bestanden opslaan’. Het bestand wordt dan automatisch opgeslagen in de door jou gekozen map.

Overzicht aangeleverde bestanden

Welke andere mogelijkheden biedt de nieuwe documentmanagement koppeling?

Om je documenten overzichtelijk op te slaan, is het prettig om met verschillende mappen te werken. Je wil bijvoorbeeld voor iedere klant een andere map gebruiken. Het is met de nieuwe documentmanagementkoppeling van BUP daarom ook mogelijk per document of per klant een map te selecteren in plaats van één standaard map voor alle documenten.

Een map selecteren per onderneming

Wanneer je per onderneming een andere map wil selecteren ga je naar ‘ondernemingen’ en kies je de onderneming die je een map wil toewijzen. Onder ‘instellingen voor deze onderneming’ kun je vervolgens de gewenste map selecteren. Alle bestanden van deze onderneming worden vervolgens automatisch in deze map opgeslagen.

Per onderneming instellen

Een map selecteren per document

Om een document in een andere map op te slaan dan de standaard map die je hebt geselecteerd, klik je op het zwarte ‘map’ icoontje naast het betreffende document. Hiermee kun je de map waarin het document wordt opgeslagen veranderen. Kies vervolgens de juiste map en klik op ‘selecteer deze map’. Je document wordt nu op de juiste plek opgeslagen.

Selecteer een folder

Kortom, de nieuwe documentmanagementkoppeling met Microsoft OneDrive en Sharepoint zorgt ervoor dat jij als boekhouder snel en makkelijk je bestanden op de juiste plek op kunt slaan. Ze bewaar je het overzicht en kun je je documenten altijd makkelijk terugvinden! Heb je nog vragen, neem dan gerust contact met ons op!